Excel is een prima begin
Veel clubs beginnen met een spreadsheet: één tabblad per speler, een kolom per onderdeel, een cijfer van 1 tot 5. Dat is snel gemaakt, kost niets en iedereen kent het. Voor een trainer die alleen het eigen team wil volgen, is dat vaak genoeg.
Excel volstaat als:
- je met één team en één trainer werkt;
- je de gegevens niet met anderen hoeft te delen;
- je vooral voor jezelf bijhoudt hoe spelers zich dit seizoen ontwikkelen.
Waar Excel vastloopt
Het wordt lastig zodra de club het breder wil aanpakken. Dit zijn de punten waarop clubs het vaakst vastlopen:
- Versies. Elke trainer heeft een eigen bestand, met eigen kolommen. De HJO krijgt geen overzicht zonder alles handmatig samen te voegen.
- Langs het veld. Een spreadsheet invullen op een telefoon, in de regen, werkt niet. Dus schrijft de trainer het thuis over, of niet.
- Overdracht. Gaat een speler naar een ander team of stopt een trainer, dan blijft het bestand vaak op iemands laptop achter.
- Delen met ouders en spelers. Dat betekent bestanden mailen of printen. Je deelt dan al snel meer dan je wilt.
- Privacy. Wie het bestand heeft, ziet alles. Je weet niet waar kopieën staan en kunt toegang niet intrekken. Voor gegevens van minderjarigen is dat een risico voor de club.
Excel of app naast elkaar
| Onderwerp | Excel | Spelersvolgsysteem-app |
|---|---|---|
| Kosten | Geen extra kosten | Een abonnement per maand |
| Langs het veld | Lastig op een telefoon | Gemaakt voor de telefoon |
| Meerdere trainers | Losse versies per trainer | Eén omgeving voor de hele club |
| Delen met ouders | Bestanden mailen of printen | Ouderportaal: alleen het eigen kind |
| Toegang en privacy | Wie het bestand heeft, ziet alles | Toegang per rol en team |
| Over seizoenen heen | Nieuw bestand per seizoen | Ontwikkeling blijft bij de speler |
| Koppeling met trainingen | Niet aanwezig | Evaluaties, aanwezigheid en training samen |
Wat kost het je echt?
Excel lijkt gratis, maar de kosten zitten in tijd. Een trainer die evaluaties overschrijft, een HJO die bestanden samenvoegt, een nieuwe trainer die opnieuw begint. Bij vrijwilligers is die tijd het schaarste wat een club heeft.
Een spelersvolgsysteem kost een vast bedrag per maand. Bij Radar11 begint dat voor een amateurvereniging bij € 89 per maand en voor een voetbalacademie bij € 49 per maand, exclusief btw. Op de prijzenpagina reken je uit wat het voor jouw club kost.
Overstappen van Excel
Het beste moment om over te stappen is de start van een nieuw seizoen. Zo werk je niet een half jaar in twee systemen.
- Importeer de spelers uit je ledenadministratie, bijvoorbeeld met een CSV-export uit Sportlink.
- Neem de belangrijkste aantekeningen uit Excel over, niet alles.
- Spreek af wanneer je de oude bestanden verwijdert. Bewaar gegevens van spelers niet langer dan nodig.
Wil je weten hoe je het systeem daarna in de club laat landen? Lees het stappenplan voor invoeren.
Conclusie
Begin gerust in Excel als je alleen je eigen team volgt. Wil je als club spelers volgen, met meerdere trainers en met ouders erbij, kies dan een spelersvolgsysteem dat daarvoor gemaakt is. Let bij die keuze vooral op gebruiksgemak voor trainers en op privacy. De keuzehulp met 12 criteria helpt je verder.
Probeer het spelersvolgsysteem van Radar11
Evaluaties, observaties, aanwezigheid en trainingen per speler op één plek. 14 dagen gratis, zonder creditcard.